Polityka prywatności i RODO
Jak PensumPro (pensumpro.pl) przetwarza dane osobowe administratorów szkół, nauczycieli i osób, które się z nami kontaktują.
- Dane nauczycieli i wpisy godzin należą do szkoły. To szkoła jest ich administratorem, a my przetwarzamy je tylko na jej polecenie.
- Nie sprzedajemy danych, nie wyświetlamy reklam, nie używamy analityki ani ciasteczek śledzących.
- Dane osobowe w bazie są szyfrowane i przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej.
1. Kto odpowiada za Twoje dane
Usługę PensumPro świadczy Krzysztof Krasowski, ul. Przytulna 5, 83-331 Przyjaźń, prowadzący działalność nierejestrowaną (dalej: „usługodawca”, „my”).
Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail kontakt@pensumpro.pl, formularz na stronie /kontakt albo listownie na adres powyżej. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (nie mamy takiego obowiązku) – wszystkie sprawy prowadzi bezpośrednio usługodawca.
2. Dwie role usługodawcy
W zależności od rodzaju danych występujemy w jednej z dwóch ról:
- Administrator danych – dla danych kont administratorów szkoły, danych szkoły i do faktury, rozliczeń, formularza kontaktowego, centrum pomocy i zabezpieczeń usługi. O tych danych decydujemy sami i za nie odpowiadamy.
- Podmiot przetwarzający (art. 28 RODO) – dla danych nauczycieli i ich wpisów godzin, które szkoła wprowadza do PensumPro. Tu administratorem jest szkoła – patrz punkt 3.
„Administrator szkoły” to w tej polityce osoba, która w imieniu szkoły obsługuje konto w panelu (zakłada je i może zaprosić kolejnych administratorów – łącznie najwyżej 10).
3. Szkoła jako administrator danych nauczycieli (powierzenie)
- Administratorem danych nauczycieli (imię, nazwisko, e-mail, pensum, przedmioty, grupy, wpisy godzin, zatwierdzenia i odrzucenia, raporty) jest szkoła, która korzysta z PensumPro. To szkoła decyduje, jakie dane wprowadza, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej, i to szkoła informuje nauczycieli o przetwarzaniu.
- Przetwarzamy te dane wyłącznie na udokumentowane polecenie szkoły, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, która jest częścią regulaminu i zostaje zawarta przy rejestracji szkoły.
- Osoby z dostępem do danych po naszej stronie są zobowiązane do zachowania tajemnicy. Do danych szkoły zaglądamy tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do udzielenia pomocy, o którą szkoła poprosiła, do usunięcia awarii lub gdy wymaga tego prawo.
- Pomagamy szkole w realizacji praw nauczycieli, w zapewnieniu bezpieczeństwa i w obsłudze naruszeń (o naruszeniu informujemy szkołę bez zbędnej zwłoki).
- Podprocesorów (punkt 7) angażujemy na zasadach z umowy powierzenia; o planowanej zmianie podprocesora informujemy szkoły z wyprzedzeniem, a szkoła może wyrazić sprzeciw.
- Po zakończeniu umowy, zgodnie z wyborem szkoły, zwracamy dane (eksport XLSX/PDF/CSV) lub je usuwamy – chyba że prawo nakazuje ich dalsze przechowywanie. Dane w kopiach zapasowych znikają po upływie ich 14-dniowego cyklu.
- Nauczycielu: w sprawie swoich danych (dostęp, poprawienie, usunięcie wpisów) zwróć się w pierwszej kolejności do swojej szkoły. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy Twoją prośbę szkole i pomożemy ją zrealizować.
4. Jakie dane przetwarzamy
Administrator szkoły
- Imię, nazwisko, e-mail, telefon (opcjonalnie).
- Hasło – wyłącznie jako skrót Argon2id (nie znamy Twojego hasła) oraz sekret logowania dwuskładnikowego (TOTP) i kody zapasowe.
- Dane szkoły i do faktury: nazwa, adres, NIP nabywcy; informacje o abonamencie, proformach i fakturach.
Nauczyciel (dane wprowadzane przez szkołę i przez nauczyciela w aplikacji)
- Imię, nazwisko, e-mail, pensum, przedmioty, grupy i klasy.
- Wpisy godzin: data, liczba godzin, rodzaj (np. ponadwymiarowe, zastępstwo), przedmiot, klasa, notatka, status oraz powód odrzucenia.
- Dane logowania do aplikacji – wyłącznie jako skróty (hasła nie znamy).
- Dwie ostatnie cyfry numeru PESEL – podawane tylko po to, by potwierdzić, że to ta sama osoba (np. gdy nauczyciel pracuje w kilku szkołach). Nie zbieramy pełnego numeru PESEL, a dwóch cyfr nie zapisujemy wprost: przechowujemy jedynie skrót (HMAC) z imienia, nazwiska i tych cyfr. Taki skrót nadal jest daną osobową (spseudonimizowaną), dlatego chronimy go tak samo jak inne dane.
Dane techniczne (wszyscy użytkownicy)
- Urządzenia z aplikacją mobilną: model telefonu, wersja aplikacji, data połączenia.
- Sesje logowania.
- Dziennik zdarzeń (audyt): kto, co i kiedy zrobił (np. logowanie, zatwierdzenie wpisu), adres IP (zaszyfrowany oraz jako skrót HMAC) i dane przeglądarki.
- Powiadomienia w panelu.
Osoby kontaktujące się z nami
- Formularz kontaktowy: e-mail, temat, treść wiadomości.
- Centrum pomocy: treść wiadomości i załączniki (do 10 MB) oraz dane autora.
5. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel | Kto jest administratorem | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
| Założenie i prowadzenie konta szkoły oraz kont administratorów szkoły, logowanie, 2FA, świadczenie usługi | Usługodawca | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa); wobec osoby działającej w imieniu szkoły – art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes: obsługa umowy ze szkołą) | Przez czas posiadania konta, a potem do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Ewidencja godzin nauczycieli, zatwierdzanie, raporty, konta nauczycieli w aplikacji mobilnej | Szkoła (my – podmiot przetwarzający) | Określa szkoła jako administrator: w szkołach publicznych co do zasady art. 6 ust. 1 lit. e i c RODO (zadania publiczne i obowiązki z przepisów oświatowych, Karty Nauczyciela i prawa pracy), w niepublicznych – zwykle lit. b lub c. My działamy na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO) | Przez czas korzystania z usługi przez szkołę; po zakończeniu umowy – usunięcie lub zwrot danych zgodnie z poleceniem szkoły (umowa powierzenia) |
| Rozliczenia: proformy, faktury, księgowość | Usługodawca | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowe i rachunkowe) | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Formularz kontaktowy i centrum pomocy (wiadomości, załączniki) | Usługodawca | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiedź na zapytanie, obsługa zgłoszeń); dla klientów także lit. b (wsparcie w ramach umowy) | Przez czas obsługi sprawy i trwania umowy, a potem do upływu terminu przedawnienia roszczeń. Załączniki, które nie zostały wysłane w wiadomości, usuwamy po 1 dniu |
| Wiadomości systemowe (potwierdzenie e-maila, reset hasła, zaproszenia, przypomnienia o abonamencie) | Usługodawca; dla wiadomości do nauczycieli – w imieniu szkoły | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) / umowa powierzenia | Jednorazowe linki: 7 dni po użyciu lub wygaśnięciu. Zaproszenia: 90 dni po przyjęciu, odwołaniu lub wygaśnięciu. Powiadomienia w panelu: 12 miesięcy |
| Bezpieczeństwo usługi: sesje, dziennik zdarzeń (audyt), wykrywanie nadużyć | Usługodawca; zapisy dotyczące działań w szkole – także w imieniu szkoły | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: bezpieczeństwo i rozliczalność, art. 32 RODO) | Sesje: 30 dni po wygaśnięciu lub wylogowaniu. Adres IP i dane przeglądarki w dzienniku: 90 dni (potem trwale usuwane z wpisu). Sam wpis (kto, co, kiedy) – przez czas korzystania z usługi przez szkołę, bo dokumentuje historię zatwierdzeń. Odłączone urządzenia: 6 miesięcy |
| Niedokończone rejestracje i nieaktywne konta zaproszonych osób | Usługodawca | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) | 30 dni – potem usuwamy je automatycznie |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | Usługodawca | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Do upływu terminów przedawnienia (co do zasady do 6 lat, dla roszczeń z działalności – 3 lata) |
| Kopie zapasowe bazy | Usługodawca; dla danych szkoły – w imieniu szkoły | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; art. 32 RODO | 14 dni (starsze kopie są automatycznie kasowane) |
Okresy liczone w dniach i miesiącach (sesje, jednorazowe linki, zaproszenia, powiadomienia, adresy IP, urządzenia, niedokończone rejestracje, kopie zapasowe) pilnuje automatyczne zadanie uruchamiane codziennie w nocy. Pozostałe dane usuwamy po ustaniu celu, przeglądając je okresowo. Gdy przechowujemy dane w kilku celach, obowiązuje najdłuższy z okresów, ale tylko dla celu, który nadal trwa.
Gdy przetwarzamy dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, możesz wnieść sprzeciw (punkt 12). Rozważyliśmy te interesy względem Twoich praw – szczegóły przekażemy na prośbę.
6. Skąd mamy dane
Dane administratorów szkoły i osób kontaktujących się z nami pochodzą bezpośrednio od nich. Dane nauczycieli (imię, nazwisko, e-mail, pensum, przedmioty, grupy) wprowadza szkoła, a wpisy godzin – sam nauczyciel w aplikacji. Dane kolejnych administratorów szkoły podaje osoba, która ich zaprasza. Dane techniczne powstają automatycznie podczas korzystania z usługi.
Jeśli Twoje dane wprowadziła szkoła, to ona – jako administrator – informuje Cię o przetwarzaniu (art. 14 RODO). Ta polityka uzupełnia tę informację w zakresie naszej roli.
7. Odbiorcy danych i podprocesorzy
Korzystamy z usług poniższych dostawców. Każdy z nich przetwarza dane na nasze polecenie, na podstawie umowy powierzenia, i tylko w zakresie potrzebnym do swojej usługi. Dla danych powierzonych przez szkołę są to dalsze podmioty przetwarzające (art. 28 ust. 2 i 4 RODO), zobowiązane do takiej samej ochrony danych jak my:
| Dostawca | Zakres | Miejsce przetwarzania |
|---|---|---|
| OVH (grupa OVHcloud) | Serwery i przechowywanie danych (w tym kopii zapasowych) | Unia Europejska |
| Resend | Wysyłka wiadomości e-mail z usługi (adres odbiorcy, treść wiadomości systemowej) – także do nauczycieli, w imieniu szkoły | USA – standardowe klauzule umowne |
- Dane w szkole widzą wyłącznie osoby uprawnione przez szkołę (administratorzy szkoły; nauczyciel widzi swoje wpisy).
- Dane z faktur możemy przekazać biuru rachunkowemu (na podstawie umowy powierzenia) oraz organom podatkowym, gdy wymaga tego prawo.
- Na podstawie przepisów prawa dane mogą otrzymać uprawnione organy publiczne (np. sąd, prokuratura, policja) – tylko na ich żądanie.
- Aplikację mobilną pobierasz z Google Play. Google przetwarza wtedy dane jako odrębny administrator, zgodnie z własną polityką prywatności.
- Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Baza danych, pliki i kopie zapasowe znajdują się na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). Poza Europejski Obszar Gospodarczy mogą trafić wyłącznie dane potrzebne do wysłania e-maila (adres odbiorcy i treść wiadomości systemowej – również wiadomości do nauczycieli wysyłanych w imieniu szkoły) – przez dostawcę poczty Resend z siedzibą w USA. Podstawą są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), a jeśli dostawca jest certyfikowany w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework – także decyzja Komisji z 10 lipca 2023 r. Na prośbę przekażemy informacje o zastosowanych zabezpieczeniach transferu.
9. Jak chronimy dane
- Pola z danymi osobowymi są w bazie szyfrowane (AES-256-GCM), a cała baza leży na zaszyfrowanym dysku (LUKS).
- Każda szkoła widzi wyłącznie swoje dane – izolację wymusza sama baza danych (Row Level Security).
- Połączenia wyłącznie przez HTTPS. Hasła jako skróty Argon2id. Logowanie administratora szkoły z drugim składnikiem (TOTP). Blokada po wielu błędnych próbach logowania.
- Codzienne kopie zapasowe zaszyfrowane (age) kluczem, który nie jest przechowywany na serwerze.
- Dziennik zdarzeń pozwala sprawdzić, kto i kiedy zmieniał dane.
11. Radio internetowe w panelu
Panel ma odtwarzacz radia internetowego. Strumień nie ładuje się sam – dopiero gdy klikniesz odtwarzanie, Twoja przeglądarka łączy się bezpośrednio z serwerem wybranej stacji. Stacja otrzymuje wtedy Twój adres IP i dane przeglądarki, jak przy każdym połączeniu internetowym, i przetwarza je jako odrębny administrator, według własnej polityki prywatności. Serwer stacji może też zbierać statystyki słuchalności. My nie przekazujemy stacji żadnych danych z PensumPro, a radio nie jest powiązane z Twoim kontem.
12. Twoje prawa
Na zasadach z RODO masz prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15),
- sprostowania danych (art. 16),
- usunięcia danych (art. 17),
- ograniczenia przetwarzania (art. 18),
- przeniesienia danych (art. 20) – gdy przetwarzamy je na podstawie umowy i w sposób zautomatyzowany,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21),
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) albo do organu nadzorczego w państwie UE, w którym mieszkasz lub pracujesz.
Wniosek wyślij na adres z punktu 1. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca (w trudnych sprawach termin można przedłużyć o dwa miesiące – wtedy poinformujemy o tym). Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości.
Jeśli chodzi o dane nauczyciela przetwarzane w imieniu szkoły – wniosek realizuje szkoła; my przekażemy go szkole i pomożemy.
13. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na kogoś wpływają (art. 22 RODO), i nie profilujemy użytkowników. Wpisy godzin zatwierdza lub odrzuca człowiek – administrator szkoły.
14. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych jako wymagane nie da się założyć konta, korzystać z usługi ani wystawić faktury. Telefon administratora szkoły jest opcjonalny. Dane do faktury są wymagane przez przepisy podatkowe – bez nich nie wystawimy dokumentu. Dane nauczycieli podaje szkoła; ich zakres i obowiązek podania określa szkoła jako administrator.
15. Naruszenia ochrony danych
Jeśli dojdzie do naruszenia ochrony danych, dla których jesteśmy administratorem, zgłosimy je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin (gdy jest to wymagane), a gdy grozi Ci wysokie ryzyko – powiadomimy także Ciebie. Przy danych powierzonych przez szkołę informujemy szkołę bez zbędnej zwłoki, aby mogła wykonać swoje obowiązki.
16. Zmiany polityki
Politykę możemy zmienić, np. przy zmianie przepisów, dostawców lub funkcji usługi. O istotnych zmianach poinformujemy administratorów szkoły e-mailem lub komunikatem w panelu co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie. Aktualna wersja jest zawsze pod adresem pensumpro.pl/polityka-prywatnosci.
17. Kontakt
Krzysztof Krasowski, ul. Przytulna 5, 83-331 Przyjaźń
E-mail: kontakt@pensumpro.pl · formularz: pensumpro.pl/kontakt
Wersja 1.0, obowiązuje od 14 listopada 2026 r.